ЭТИКЕТ В СЛУЖЕБНОМ ПИСЬМЕ
П. ВЕСЕЛОВ, СТ. НАУЧ. COТP.
П. ВЕСЕЛОВ, старший научный сотрудник ЦНИИ патентной информации и технико-экономических исследований.
ФОРМЫ ОБРАЩЕНИЯ
В письме обращение может быть к конкретному лицу, нескольким лицам, и большому коллективу. Должностное лицо, которому направлено письмо, выступает прежде всего, как лицо юридическое. Но этим лицом одновременно может оказаться видный ученый, высококвалифицированный специалист, человек высоких гражданских качеств. И эти моменты нельзя не учитывать при выборе обращения, и тона письма в целом.
Уважаемый,. или Уважаемый!.. - наиболее распространенные формы обращения. Запятая после обращения придает письму будничный характер. Знак восклицания, наоборот, указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому в письме вопросу придается особое значение. В этом случае письмо начинается с отступа, и с прописной буквы. Можно использовать, и другую форму обращения - Глубокоуважаемый,. - когда письмо адресуется, например, на имя известного ученого, специалиста или общественного деятеля. После такого обращения запятая ставится реже, чем восклицательный знак. Знак восклицания совершенно неуместен в тех случаях, когда целью написания письма является выражение сочувствия или соболезнования.
Уважаемые коллеги,. - такая форма обращения уместна в письмах среди научных работников, и вообще лиц одной профессии. Более эмоциональный оттенок несет выражение Дорогие коллеги!.. Совершенно нейтральный тон письма сохраняется в том случае, когда письмо начинается просто Коллега,.
Если в обращении указывается имя, и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает несколько личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает письму вежливо официальный оттенок.
Уважаемые (Дорогие] товарищи!.. - такая форма обращения оправдана в переписке общественного характера, например, в профсоюзной переписке. Эта же форма гражданского обращения, принятая в СССР, в единственном числе может быть применена в письме, адресованном любому конкретному лицу, не называя его по имени, и отчеству.
Уважаемая редакция!.. - так начинаются тысячи писем, адресованных в редакции газет, журналов, радио, и телевидения.
Однако письмо может начинаться без обращения. Факт обращения в этом случае восполняется внутренним адресом, что отнюдь не является нарушением деловой этики:
Директору фабрики тов. .
Заведующей клиникой тов. .
Начальнику управления тов. .
Председателю правления тов. .
Сокращение тов. - принятая в СССР официальная форма сокращенного обращения в письме.
В практике официального письменного общения среди ученых принято в обращении указывать ученую степень или ученое звание.
При подготовке письма-ответа форма обращения выбирается исходя из того, как сам адресат именует себя в письме, послужившем поводом для ответа.
Не считается нарушением этикета, если в обращении не указано имя, и отчество адресата (даже через инициалы). Но при этом обязательно перед фамилией надо поставить слово тов. или товарищ.
Обращение, и заключительные слова письма, включая подписи, составляют «раму» письма. И здесь уже сложились устойчивые формы речевого этикета. Однако, к сожалению, еще не стало прочной традицией в практике делового общения благодарить в письме за своевременный ответ, за готовность помочь другому предприятию выйти из затруднительного положения, за проявленную оперативность в работе. Например:
Благодарим за своевременный ответ.
Весь коллектив нашего завода с одобрением встретил Ваше предложение.
Служебное письмо может заканчиваться выражением надежды на дальнейшее сотрудничество, изъявлением готовности к совместной работе, пожеланиями успехов в работе. Подписи могут предшествовать слова С уважением..., и С глубоким уважением.
Однако речевой этикет в служебной переписке не исчерпывается списком стандартных словесных оборотов. Он распространяется, и на все содержание письма,
121
что не учитывают некоторые административные работники, предпочитающие почему-то писать сухо, и предельно безлично.
СИНТАКСИЧЕСКИЕ КОНСТРУКЦИИ
Составители служебных писем не всегда отдают себе отчет в том, какие потенциальные возможности для выражения этической оценки действий другой стороны или для интерпретации собственной позиции скрываются в таких синтаксических конструкциях, как залог, обособление, деепричастный оборот, сложноподчиненное предложение, и т. д.
Выбор залога. Сравним следующие конструкции:
а) в действительном залоге:
Перспективный план развития метрополитена предусматривает устройство эскалаторов на станциях с высокими лестничными подъемами.
Министерство считает, что.
Министерство не может принять Ваших предложений.
б) в страдательном залоге:
Ваше предложение не может быть принято.
В ходе обсуждения выяснилась недостаточная осведомленность докладчика в вопросах.
В тех случаях, когда факт свершения действия имеет большее значение, чем указание лиц, свершивших действие, прибегают к страдательному залогу. Страдательный залог используется также, и в тех случаях, когда источник предпринятых действий очевиден:
Сроки, в которые будут установлены эскалаторы, еще не определены.
Сооружение Калининского радиуса метрополитена разрешено начать.
Действительный залог придает динамизм изложению, и употребляется в тех случаях, когда необходимо указать конкретное лицо, как источник предпринимаемых действий:
В устной беседе с дека-I ном факультета автоматизации Вы обещали выслать в адрес института планы по специальности.
Главное управление не возражает, чтобы завод «Прогресс» приступил к выпуску самосвалов с ноября месяца.
Выбор грамматического лица. В тех случаях, когда автором письма является лицо юридическое - организация, предприятие, учреждение, - письмо излагается от третьего лица:
Юридическая часть канцелярии сообщает, что ответ на Ваше письмо, направленное в адрес министерства, даст Вам проректор.
Если в письме нужно оттенить, что инициатива или исход действия зависит прежде всего от оперативности конкретного лица, его практических шагов, употребляется форма изложения от первого лица в единственном или во множественном числе:
Направляю Вам откорректированный вариант. Прошу рассмотреть, и высказать замечания.
Убедительно прошу дать указания по вопросу.
Вашу просьбу считаю несостоятельной.
Формулировка просьбы звучит естественней, если просьба исходит от физического лица. Отказ или отклонение предложения лучше излагать от имени юридического лица.
Применение деепричастных оборотов. Как известно, деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходившего одновременно или в связи с другим действием. Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные этические моменты, как, например, внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения, заинтересованность в скорейшем завершении работы, и т. д.:
Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, Госплан считает.
Считая преждевременным ставить вопрос о дополни тельных ассигнованиях, Госплан устанавливает.
Пользуясь деепричастными оборотами, можно формулировать причины, послужившие основанием для принятия того или другого административного решения. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу:
Учитывая..., Считая.., Принимая во внимание. Руководствуясь… , и т. д.
Использование сложноподчиненных предложений. Трудно представить деловую письменную речь без сложноподчиненных предложений. По поводу их употребления академик Л. В. Щерба писал «Основная разновидность канцелярского стиля имеет своей задачей представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в одном целом. Отсюда вытекает культура сложных предложений по способу подчинения в канцелярском стиле». Совмещая просьбу, и причины, побудившие обратиться с просьбой, отказ, и его убедительную аргументацию в рамках единой конструкции, сложные предложения придают большую убедительность просьбе, и смягчают впечатление отказа. Поэтому сложноподчиненные предложения получили распространение в письмах арбитражных, рекламационных, претензионных, описывающих наиболее драматические ситуации в практике делового официального общения.
Выбор вводных слов, и оборотов. Удачно найденное вводное слово снимает напряженность тона изложения, что наглядно видно из следующих примеров:
Просим предоставить имеющийся на Вашем предприятии материал. Эта же фраза с использованием вводного слова:
Просим предоставить материал, по-видимому, имеющийся на Вашем предприятии.
С помощью вводных слов, и оборотов можно указать на связь с предшествующей перепиской, и тем самым передать характер достаточной осведомленности относительно освещаемого в письме вопроса:
Как Вам должно быть известно, мы крайне заинтересованы в Ваших новых станках марки.
Вводные конструкции устраняют категоризм в тоне изложения, и тем самым вносят теплоту в сферу официального письменного общения:
Кафедра просит, если это возможно, высказать методические указания, которые, по-видимому, будут полезны в нашей работе.
Выбор слов, и терминов. Ожидаемый результат должен быть подсказан, но не навязан адресату. Поэтому не следует просьбу излагать в форме жесткого требования, допускающего только одно решение, хотя возможны два, как, например, в выдержке из письма, адресованного, кстати говоря, в вышестоящую инстанцию:
Просим Вашего положительного (!) решения по данному вопросу.
Или:
Со своей стороны, просим решить этот вопрос положительно. В данном случае правильней было бы просить рассмотреть просьбу, и вынести соответствующее решение.
Фраза с аналогичной ошибкой:
Прошу ответить конкретно (!), имеют ли право.
Невежливо заканчивать официальное письмо словами В ожидании скорого, и ясного ответа.
Особые случаи, являющиеся исключением из повседневной практики, требуют нестандартной формы изложения. Это, видимо, не учел административный работник, подписавший письмо с такой, казалось бы, безобидной фразой:
Мы готовы принять лучших производственников комбината в количестве (!) четырех человек.
Конструкция в количестве уместна в, какой-нибудь накладной, где в штуках или килограммах перечисляются отправляемые изделия, и совершенно неуместна тогда, когда речь идет о конкретных, и уважаемых людях. Разве нельзя было бы эту же мысль выразить так:
Министерство выделяет четыре дополнительных места для лучших производственников Вашего комбината.
Замена личного местоимения мы на существительное министерство в данном случае придает юридическую силу письму. Оно должно показывать, что условия, подтверждаемые, и тем более гарантируемые письмом, зависят не только от воли отдельных лиц, но являются естественным проявлением этических норм в нашем обществе.
К сожалению, в служебной переписке встречаются случаи проявления грубости, что создает нервозные отношения между предприятиями. По приведенным ниже выдержкам из служебных писем нетрудно судить о характере этих писем в целом:
Просим дать ответ по существу.
Считаю, что в данном случае хромает логика.
Если, и на этот раз Ваше заявление останется голословным.
Фонды, выделяемые Вами на строительство школы, мизерные.
При выборе слов многие административные работники почему-то считают, что сдержанность письма проявляется в сухости, а вежливость - в высокопарных выражениях. Стремление таких работников к чрезмерной вежливости приводит к искусственному удлинению речи Вынужден просить Вас не отказать мне в любезности сообщить. Такого рода архаичные обороты, составлявшие принадлежность эпистолярного жанра дореволюционной России, постепенно выходят из практики современной служебной переписки. Не проще ли сказать Если Вас не затруднит моя просьба, прошу ответить на вопрос.
Однако, сталкиваясь с нарушениями ранее принятых обязательств, общепринятых норм, не нужно стесняться в служебном письме называть вещи своими именами.
Просматривая номера журнала «Нефтяное, и сланцевое хозяйство» за 1921 год, В. И. Ленин натолкнулся на заметку «О замене металлических труб цементным раствором при бурении нефтяных скважин», из которой вытекало, что подобную новинку можно применить, и при вращательном бурении.
Понимая, какую огромную экономию может дать внедрение такого изобретения, Ленин пишет в Главнефть И. М. Губкину письмо, которое заканчивается так:
«От недостатка бурения мы гибнем, и губим Баку.
Можно заменить железные трубы цементом, и пр., что достать все же легче, чем железные трубы, и, что стоит, по указанию вашего журнала, «совершенно ничтожную» сумму!
И такого рода известие вы хороните в мелкой заметке архиученого журнала, понимать который способен, может быть, 1 человек из 1 000 000 в РСФСР.
Почему не били в большие колокола? Не вынесли в общую прессу? Не назначили комиссии практиков? Не провели поощрительных мер в СТО?»
Хорошо аргументированный упрек в адрес виновной стороны производит большой психологический эффект. Например, когда один из заводов выпустил партию недоброкачественных телевизоров, в которых быстро выходил из строя трансформатор блока строчной развертки, потребитель написал на завод взволнованное письмо, которое заканчивалось следующими словами:
Советский телевизор надежно работает на Луне. Он должен хорошо работать, и в квартире.
Напоминание о долге перед советским потребителем сделано в этом письме убедительно, и взволнованный стиль изложения не мог оставить равнодушными тех, кому письмо было адресовано.
Убедительность служебного письма обусловлена тем, в, какой мере авторам удалось выразить в нем общественные интересы не только своей организации, но, и той организации, в адрес которой письмо отправлено. В этом, и состоит значение советского этикета в служебной переписке.
Читайте в любое время
